اتوماسیون اداری، بهترین راهکار برای رشد شرکت ها

این روزها بسیاری از سازمان ها و اداره ها برای آن که بتوانند خدمات بهتری را به مشتری ها و مراجعه کننده های خود ارائه دهند از نرم افزار حسابداری خاصی برای مدیریت استفاده می کنند. از این رو لازم دانستیم که اطلاعاتی را در رابطه با آشنایی با راهکارهای اتوماسیون اداری ارائه دهیم و پیشنهاد می دهیم که تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید.

سیستم دریافت و پرداخت

در سازمان ها و اداره های مختلف وجوه نقدی و غیر نقدی وجود دارند که باید ثبت شده  و از آن ها گزارش تهیه شود. از این رو گزارش گرفتن و ثبت این فرآیند اهمیت بسیار بالایی داشته و البته حساسیت بالایی هم دارد. در بسیاری از موارد شاهد این هستیم که این کار اگر به صورت دستی انجام شود، احتمال خطای آن افزایش پیدا می کند، به همین دلیل نرم افزار دریافت و پرداخت به کمک شما می آید.

یک سیستم دریافت و پرداخت به شما کمک می کند که کارها را با سرعت و دقت بیشتری انجام دهید، در واقع استفاده از این سیستم به شما کمک می کند که احتمال خطا را به شدت کاهش دهید و با این کار هم دقت افزایش پیدا می کند. اگر چه در مسائل حسابداری دقت اهمیت بیشتری نسبت به سرعت دارد، اما باید بگوییم که در سازمان های نسبتا بزرگ، سرعت کار هم اهمیت بالایی دارد.

امکانات سیستم دریافت و پرداخت

یک سیستم دریافت و پرداخت امکانات خاصی را در اختیار شما قرار می دهد که با استفاده از آن می توانید مزیت های بسیاری برای خود داشته باشید. در ادامه لیستی از این امکانات را بیان خواهیم کرد؛

• شما می توانید دریافت وجوه نقدی و غیر نقدی را به صورت همزمان و ترکیبی انجام دهید و این در حالی است که دقت کار کاهش پیدا نمی کند.
• این امکان به شما داده می شود که از مانده صندوق و حساب های بانکی به طور مجزا مطلع شوید (گزارش گیری کنید)
• چک های تضمینی را با این سیستم می توانید دریافت و پرداخت کنید.
• امکان تسویه حساب دستگاه های کارت خوان هم با این سیستم برای شما مهیا شده است.
• تمامی فرآیندهای گردش چک (وجوه غیر نقدی) را به سادگی می توانید انجام دهید.
• لیستی از چک های سر رسید در تاریخ وصول به شما ارائه خواهد داد.
• این سیستم به شما امکان چاپ چک را هم می دهد.

توجه داشته باشید که امکانات فوق در کنار هم باعث می شود که شما فرآیند دریافت و پرداخت را با سرعت و دقت بیشتری انجام دهید.

نرم افزار قیمت گذاری انبار

انبارداری یکی از مهم ترین قسمت های یک سازمان و اداره به حساب می آید، اگر می خواهید سازمان یا شرکت شما پویا باشد، باید به انبار داری اهمیت خاص دهید. لازم به ذکر است که انبارداری در هر سازمانی شکل خاص خود را دارد و کالاهای مختلفی در آن قرار می گیرد. در بسیاری از موارد کالا قبل از آن که به انبار وارد شود، باید قیمت گذاری بر روی آن انجام گیرد.

نرم افزار صورت های مالی به شما کمک می کند که فرآیند قیمت گذاری بر روی کالاها را با سرعت و دقت بالایی انجام دهید. کسانی که فرآیند قیمت گذاری را انجام داده اند، به خوبی می دانند که این کار زمان گیر بوده و البته درصد خطا هم در آن تقریبا بالا است، در حالی که اگر از نرم افزار قیمت گذاری استفاده کنید، این خطا به میزان چشم گیری کاهش پیدا می کند، یعنی با افزایش سرعت، شاهد افزایش دقت هم هستیم و این فوق العاده است.

روش های قیمت گذاری کالا

یک نرم افزار حسابداری با استفاده از روش هایی به صورت دائمی یا ادواری قیمت هر کالا را مشخص می کند. توجه داشته باشید که شما در ابتدا می توانید روش مورد نظر خود را انتخاب کنید، یاد بعد از مدتی آن را تغییر دهید، در این رابطه محدودیتی برای شما وجود ندارد.

• لیفو
• فیفو
• شمارش ویژه
• میانگین موزون

توجه داشته باشید که هر یک از این روش ها برای شرایطی خاص به کار برده می شود، برای انتخاب روش مناسب خود باید با یک کارشناس متخصص مشورت کنید. این کار به شما کمک می کند که بتوانید بهتر از این سیستم استفاده کنید و مزیت های آن برای شما بیشتر خواهد بود.

نرم افزار کارگزینی

در هر سازمانی به یک نرم افزار حقوق و دستمزد نیاز است، اما سوال اساسی این جا است که یک نرم افزار کارگزینی چه کارهایی را برای شما انجام می دهد و چرا به آن نیاز دارید؟ توجه داشته باشید که شما در هر شرکت، سازمان یا اداره ای که مشغول به کار باشید، باید اطلاعات مختلف کارکنان را نگهداری کنید، زیرا این اطلاعات در زمان مورد نیاز به کار برده می شوند.

توجه داشته باشید که ثبت اطلاعات کارکنان و اطلاعات پرسنلی آن ها باعث می شود که سیستمی جامع و یکپارچه داشته باشید. از این رو نرم افزار کارگزینی راهکار بسیار خوبی است که بتوانید اطلاعات مورد نیاز خود را به طور صحیح و البته مطمئن ثبت کنید، تا در آینده با مشکلی رو به رو نشوید.

مزایای استفاده از نرم افزار کارگزینی

بعد از مطالب گفته شده در بالا این سوال پیش می آید که استفاده از این نرم افزار چه مزیت هایی دارد؟ توجه داشته باشید که در ادامه لیستی از این مزیت ها را شرح خواهیم داد.

• طبقه بندی مشاغل، در هر سازمان، شرکت یا اداره ای افراد مختلفی در شغل های گوناگون مشغول به کار هستند، داشتن این سیستم به شما کمک می کند که این افراد را بر اساس شغل آن ها طبقه بندی کنید.
• مدیریت ساختار سازمانی برای شما ساده تر خواهد بود.
• مدیریت اطلاعات کارکنان را با ساده تر انجام خواهید داد.
• عوامل حکمی به شکل خودکار صادر خواهند شد.
• احکام اصلاحی به شکل سیستمی صادر می شوند.

البته باید بگوییم که استفاده از نرم افزار کارگزینی به شما کمک می کند که در کارهای خود دقت بیشتری داشته باشید.

در نهایت باید بگوییم که اگر در رابطه با موضوع آشنایی با راهکارهای اتوماسیون اداری به دنبال راهکارهایی عملی هستید که عملکرد سازمان خود را ارتقاء دهید، همین الان با کارشناس های پویا سافت تماس بگیرید.

برگرفته از وب سایت شرکت طرح اندیشان پویا با ۱۸ سال سابقه درخشان در صنعت نرم افزارهای مالی مانند نرم افزار مدیریت تولید ایران به آدرس اینترنتی پویا سافت https://puyasoft.com/